Réservations et inscriptions
Les réservations s'effectuent grâce au formulaire d'inscription dûment complété ou auprès d'une agence partenaire. Nous entrons en communication avec le client dès réception d'un formulaire d'inscription pour définir les procédures qui doivent suivre cette démarche et confirmer les tarifs et/ou la disponibilité des places. Toute personne s'inscrivant à l'un de nos voyages proposés, incluant les voyages sur mesure, doit obligatoirement lire, comprendre et accepter nos conditions générales et politiques ci-détaillées.
Toute inscription doit être accompagnée d'un paiement initial non-remboursable représentant 30% du prix d'inscription. Sauf en cas d'indication contraire de notre part, le compte du client doit être soldé 45 jours avant la date du premier service (correspondant normalement au jour no.1 du programme). En cas d'inscription à moins de 45 jours du départ, c'est l'intégralité du paiement qui garantira l'inscription.
Toute personne qui procède à une inscription et accepte les présentes conditions générales pour une ou plusieurs autre(s) personne(s), le fait avec le consentement sans restriction de la / des dite(s) personne(s) et se rend responsable de faire connaître les présentes conditions à cette / ces personne(s).
Suite à son inscription, le voyageur pourrait être dirigé (par nos soins) vers une agence détaillante locale. Dans un tel cas, les procédures d'inscription (paiements et remise des documents) seront complétées avec cette agence partenaire locale.
Résumé des échéances (paiements et remise des documents) :
- Le paiement d'un dépôt initial représentant 30% du prix d'inscription doit être effectué dès facturation. Ce dépôt initial (arrhes) peut être appliqué à l'achat d'un autre voyage ou d'autres services advenant l'annulation du voyage par le voyageur plus de 44 jours avant le début du voyage (voir "Annulation de voyage").
- Le compte du client doit être soldé à 45 jours du départ.
- Aucun remboursement ne sera effectué après le 45ième jour précédant le départ. Une modification de programme et ou de dates peut toutefois être acceptée après cette date, selon le cas (des frais peuvent s'appliquer). Voir "Annulation de voyage" dans les présentes conditions.
- Lors d'une inscription à moins de 45 jours du départ, c'est l'intégralité du paiement qui garantira le dossier.
- Les documents de voyage (Dossier du voyageur) sont envoyés par courrier prioritaire (FedEx, Chronopost ou Express Poste) ou remis en mains propres au voyageur entre 15 et 30 jours précédant le départ (selon la date à laquelle le voyageur effectue son inscription et /ou selon le voyage choisi et/ou selon le niveau d'occupation de notre centre de gestion des opérations et de production des documents de voyage.).
Modes de paiement acceptés :
(En agence directement OU à distance)
- Chèque ;
- Transfert de fonds (virement bancaire) ;
- Argent comptant (en agence seulement) ;
- Carte de crédit / carte bancaire (Visa, Master Card, Amex) ;
N.B.: Pour certains programmes, notamment les voyages de comités d'entreprises ou de groupes préconstitués dont les conditions le stipulent, le paiement par carte de crédit peut ne pas être offert parmi les modes de paiement acceptés. Il en va de même pour certaines offres spéciales ou certains programmes offerts en service privé.
Annulation de voyage
En cas d'annulation / interruption d'un voyage, les conditions ci-dessous mentionnés seront applicables. Les vols internationaux ne sont pas inclus dans nos circuits et voyages. Pour connaitre les conditions liées à l'annulation / la modification d'une réservation de vols internationaux, le voyageur doit consulter sa confirmation de réservation de vols ou communiquer avec le transporteur aérien / l'agence émettrice.
- Si nous nous trouvons dans l'obligation (très improbable) d'annuler un voyage avant le départ, pour quelque motif que ce soit, les participants seront, sans délai, intégralement remboursés, sans pouvoir prétendre à aucune autre forme d'indemnité.
- Si le participant annule son voyage à 45 jours du départ (ou avant), son dépôt initial sera conservé et appliqué en crédit sur un voyage futur et un frais de modification de dossier pouvant atteindre
200 $US / voyageur pourrait lui être facturé.
- Si le voyageur annule son voyage à 44 jours du départ (ou plus tard), aucun remboursement ou crédit ne sera effectué / offert. Toutefois, en de telles circonstances, nous étudions, en collaboration avec le voyageur, la meilleure solution de remplacement disponible à ce moment (au moindre coût possible pour le voyageur).
- Un voyage interrompu ou abrégé du fait du participant, pour quelque cause que ce soit, ne donne lieu à aucun remboursement.
- Pour couvrir ses frais / ses pertes en cas d'annulation / interruption du voyage, de son fait, le voyageur doit souscrire à une police d'assurance-voyage couvrant annulation / interruption de voyage en cas de maladie, perte d'emploi, mortalité, déménagement ou tout autre motif normalement couvert par une police d'assurance-voyage complète. Pour obtenir un devis d'assurance ou pour acheter une police d'assurance, cliquez ici ou contactez votre assureur.
Vols Internationaux / Pré-acheminement
Les vols internationaux ne sont pas inclus ni pris en charge dans la cadre de nos circuits et voyages réguliers. Nous pouvons, sur demande, vous proposer des vols à des prix compétitifs par le biais de nos agences partenaires.
Si un programme à la carte (circuit sur mesure) comprend le transport aérien international, le coût total de ce transport sera payable (en plus du dépôt initial payable sur la portion terrestre) lors de l'inscription officielle du / des participant(s). Dès réception de son paiement, des billets sont émis et envoyés au voyageur.
IMPORTANT : Le voyageur est responsable et tenu de vérifier auprès de la compagnie aérienne, 24 à 48 heures avant son départ, tout changement d'horaire et/ou de conditions encadrant la portion aérienne internationale de son voyage.
À moins de faute, négligence ou omission spécifique de sa part, Amerik Aventure se dégage de toute responsabilité relativement à tout trouble ou inconvénient découlant d'une modification de service / horaire, erreur ou omission effectuée par une compagnie aérienne ou tout transporteur ou prestataire impliqué dans le pré-acheminement du voyageur. Les services et la prise en charge de Amerik Aventure (et de ses employés et représentants) débutent à l'arrivée dans la destination (à la sortie de l'aéroport de destination) et terminent au moment du retour à l'aéroport (ou au moment indiqués par "fin des services" dans le dossier du voyageur / carnet de voyage).
Dossier du voyageur (carnet de voyage)
Ce document étoffé et très complet contient toutes les informations utiles au voyageur avant et pendant sont voyage. Le Dossier du Voyageur est envoyé / remis au voyageur entre 30 et 15 jours avant le premier jour de services. Dans les cas d'une inscription de dernière minute, la date de remise / livraison du Dossier du Voyageur sera précisée au moment de l'inscription (avant la perception du paiement) et / ou lors des questions pré-inscription.
Pour consulter un exemple de Dossier du Voyageur, cliquez ici.
Santé et équipements
Nos expéditions sont accessibles à toute personne en bonne santé, elles ne requièrent pas du participant une forme physique exceptionnelle ni des connaissances techniques particulières (à moins d'indication spécifique de notre part) mais les voyageurs doivent être prêts à (et désireux de) fournir un effort physique raisonnable en relation avec le parcours choisit. Les voyages guidés sont dirigés du début à la fin par nos guides et tous les équipements nécessaires sont fournis par Amerik Aventure et ses partenaires et fournisseurs (à l'exception des équipements personnels : sac de couchage, sac à dos...). Les voyageurs souffrant d'une allergie ou maladie ou étant sous prescription médicale doivent impérativement nous en aviser avant la tenue de l'expédition. Les voyageurs étant sous prescription médicale doivent en tout temps avoir en leur possession leur médication et informer le guide de leur condition. Le voyageur demeure seul responsable de conserver et protéger toute substance, produit ou médicament dont son confort, son bien-être et sa santé dépendent.
Risques et premiers soins
Le voyageur s'inscrivant à l'un de nos circuits, accepte les risques s'y rattachant considérant qu'ils font partie de l'aventure et des ses plaisirs et considérant qu'il s'agit d'un défi raisonnable et à la mesure des ses capacités. Surtout (mais non exclusivement) en circuit en rivière et en montagne, des risques de blessures mineures et graves existent. Le voyageur qui décide de participer à un circuit d'aventure est conscient qu'il accepte ces risques. L'excellence de notre expertise, la qualité des informations et de la formation que nous offrons et la qualité de nos équipements réduisent ces risques mais ne les écartent pas.
Nos trousses de premiers soins contiennent tout le nécessaire pour administrer les premiers soins à une personne le requérant. Son contenu dépasse les recommandations de la Société de la Croix Rouge. Elle ne contient toutefois aucun produit médical dont l'utilisation n'est pas directement liée à l'administration des premiers soins (comprimés, sirops, lotions...). Le voyageur doit se procurer et conserver lui-même tout produit médical tel que antibiotique, crème, lotion et prescription. Nos trousses ne constituent pas une pharmacie du voyageur.
Le voyageur participant à l'une de nos expéditions doit être conscient qu'il s'expose lors de son voyage à des risques de tout ordre liés aux conditions locales (éloignement des centres médicaux, manque de moyens de communication, mauvais état de certaines infrastructures...) ainsi qu'aux activités pratiquées. Il les assume entièrement et en toute connaissance de cause.
Il est de la responsabilité du participant de se renseigner sur les conditions prévalant lors de son voyage, et ce avant de confirmer sa participation au voyage. Il est également de la responsabilité du voyageur de connaître les lois et règlements encadrant son voyage. Les prestataires de services et l'agence s'engagent à offrir au voyageur les services touristiques tels qu'ils lui ont été présentés lors de son inscription, mais en aucun cas ils ne sauraient être tenus responsables d'un manquement du voyageur à s'informer convenablement (avant son engagement) des conditions, lois et/ou règlements entourant son voyage (incluant mais ne se limitant pas à : conditions climatiques, conditions sociopolitiques, contexte des installations médicales, risques liés à l'élévation, niveau de difficulté des activités proposées lors du voyage, conditions et critères d'immigration prévalant dans les pays visités).
Si les circonstances l'imposent (raisons climatiques ou événements imprévus), l'agence se réserve le droit de modifier les moyens de transport, les hébergements ou les itinéraires. Les dates et les horaires des départs peuvent aussi être soumis à modifications sans que les participants puissent prétendre à aucune forme d'indemnité. L'agence se réserve le droit d'expulser d'un groupe toute personne dont le comportement serait considéré par le chef d'expédition comme pouvant mettre en danger la sécurité du groupe ou le bien être des participants.
Bagages et effets personnels
Amerik Aventure n'assume en aucun cas la responsabilité de l'intégrité des bagages des voyageurs lors des vols (nationaux et internationaux), lors des déplacements ou lors des séjours hôteliers. Le voyageur doit lui-même assurer l'intégrité, la sauvegarde et la sûreté de ses effets personnels tout au long de ses voyages. Le voyageur devrait garder sur lui (en sa possession immédiate), en tout temps, tout produit dont son bien-être et son équilibre physique et/ou psychologique dépendent.
Pour faciliter la manutention lors des déplacements et éviter les délais de chargement lors des départs, nous demandons aux voyageurs de limiter leurs bagages à une valise (ou un sac) principale par personne + un bagage secondaire (sac de jour demeurant normalement en tout temps avec le voyageur). Dans les programmes / circuits / séjours / voyages comportant (incluant) des vols internes / vols nationaux / vols domestiques, il est à considérer que la compagnie aérienne imposera une limite quand au poids alloué par bagage et par personne. Le voyageur dont le programme comporte au moins un vol interne doit donc préparer ses bagages en considération de cette limite, qui s'établit normalement entre 8 et 22 kg par personne pour le bagage principal placé en soute. Cette limite ne prend pas en compte le bagage à main qui n'est normalement pas limité quand à son poids (mais l'est quand à son volume). Le voyageur en excès de bagage devra possiblement payer (directement à la compagnie aérienne lors de l'enregistrement) un frais d'excès de bagage.
CONSEIL : Nous conseillons aux voyageurs de limiter leurs bagages à l'utile, tout en prévoyant quelques items pour "l'imprévu", en considérant que l'on remet normalement en voyage le même vêtement plus d'une fois et qu'il est possible, dans la vaste majorité de nos programmes, de laver ou de faire laver des vêtements en plusieurs lieux de passage. Consultez le dossier du voyageur pour nos recommandations pour la préparation de vos bagages. Pour de plus amples informations concernant les limites de bagages imposées par les compagnies aériennes dans une destination donnée, veuillez nous contacter par écrit.
Lois internationales
Chaque participant est tenu de se plier aux règlements et lois des pays visités à tout moment du voyage. En aucun cas nous ne pourrons nous substituer à la responsabilité individuelle du client qui doit prendre à sa charge l'obtention de tout document requis avant le départ (passeport, visa, permis, autorisation, certificat de santé, assurances, etc...) et pendant toute la durée du voyage, y compris l'accomplissement des formalités douanières du pays réglementant l'exportation d'objets. Le non respect de ces règlements, l'impossibilité d'un client de présenter des documents en règle et tout retard, impliquent la seule responsabilité du participant qui prendra à sa charge les frais occasionnés. Amerik Aventure ne peut être tenu responsable des complications avec les autorités des pays visités pour les manques, oublis et erreurs de l'un des participants.
Responsabilité
1) Pouvant agir en qualité d'intermédiaire entre, d'une part, le client et, d'autre part, les prestataires de services (transporteurs, hôteliers, affréteurs, etc...) nous ne saurions être confondus avec ces derniers qui, en tout état de cause, conservent leur responsabilité propre. De plus, si des événements imprévus ou des circonstances impérieuses impliquant la sécurité du voyageur l'imposent, nous nous réservons le droit, avant les départs, pendant les circuits, directement ou par l'intermédiaire de nos guides d'expédition, de modifier les dates, les horaires ou itinéraires prévus sans que le client ne puisse prétendre à une quelconque indemnité. Vu le caractère particulier de nos voyages, chaque participant doit se conformer aux conseils et consignes données par le chef d'expédition représentant l'agence, laquelle ne peut être tenue pour responsable des incidents, accidents ou dommages corporels qui pourraient résulter d'une initiative personnelle imprudente de la part d'un voyageur.
2) Amerik Aventure ne peut être tenu responsable des actes, oublis, erreurs, pertes, dommages ou accidents durant le voyage outre les cas spécifiques pour lesquelles son personnel est l'unique intervenant impliqué. Amerik Aventure ne peut être tenu responsable des conséquences de retards ou annulations dus à une compagnie de transports ou de quelque dommage subi par un voyageur pour maladie, perte, blessure, incommodité ou anxiété. Amerik Aventure décline également toute responsabilité quant au dommage découlant d'un acte gouvernemental, de troubles politiques, de grèves ou actes fortuits.
3) En aucun cas le voyageur ne saurait prétendre à une quelconque indemnité pour une partie de voyage non utilisée ou pour un retour prématuré.
4) La responsabilité de Amerik Aventure découlant du défaut de fournir un service ou un avantage décrit dans les documents fournis au client est limitée au coût de tel service ou avantage.
5) Il est possible que le mauvais temps, des problèmes techniques et autres imprévus pouvant subvenir au cours de l'expédition entraînent un changement d'horaire ou d'itinéraire. La sélection de l'endroit du campement ou de l'hébergement, ainsi que l'organisation de l'expédition, reviennent toujours au guide / chef d'expédition.
6) À moins de faute, négligence ou omission spécifique de sa part, Amerik Aventure se dégage de toute responsabilité relativement à tout trouble ou inconvénient découlant d'une modification de service / horaire, erreur ou omission effectuée par une compagnie aérienne ou tout transporteur ou prestataire impliqué dans le pré-acheminement du voyageur.
7) Il est de la responsabilité du voyageur de se renseigner sur les conditions prévalant lors de son voyage, et ce avant de confirmer sa participation au voyage. Il est également de la responsabilité du voyageur de connaître les lois et règlements encadrant son voyage. Les prestataires de services et l'agence s'engagent à offrir au voyageur les services touristiques tels qu'ils lui ont été présentés lors de son inscription. Mais en aucun cas ils ne sauraient être tenus responsables d'un manquement du voyageur de s'informer convenablement (avant son engagement) des conditions, lois et/ou règlements encadrant son voyage (incluant mais ne se limitant pas à : conditions climatiques et risques liés, conditions sociopolitiques, contexte des installations médicales, risques liés à l'altitude et/ou aux conditions environnementales, niveau de difficulté des activités proposées lors du voyage, formalités d'entrée dans les pays visités, lois et règlements des pays visités).
8) Amerik Aventure n'est pas responsable des objets personnels égarés, volés, perdus ou oubliés durant le voyage, les transports et les séjours, et recommande au voyageur de ne pas mettre d'objet de valeur dans ses bagages, ni d'emporter d'objet de valeur avec soi lors des voyages sans préalablement souscrire à une assurance-voyage couvrant adéquatement les risques liés.
9) La responsabilité de AMERIK AVENTURE ou de ses employés et dirigeants ne se substitue en aucun cas à la responsabilité des fournisseurs de services impliqués dans le voyage. Ceux-ci conservent, en tout état de cause, leur responsabilité propre pour tous les services qu'ils offrent au voyageur. Amerik Aventure est un organisateur de voyages et n'est pas un transporteur aérien ou un établissement hôtelier ou un opérateur de croisière ou d'activité nautique. La responsabilité de Amerik Aventure ne saurait être supérieure à celle du transporteur aérien / établissement hôtelier / opérateur de croisière ou d'activité nautique. Dans l'hypothèse où sa responsabilité serait engagée, la société Amerik Aventure bénéficie des mêmes exclusions et/ou limitations de responsabilité que le transporteur aérien / l'établissement hôtelier / l'opérateur de croisière ou d'activité nautique. Amerik Aventure n'est jamais responsable des dommages indirects.
Itinéraire
Dû au caractère particulier de nos circuits et en fonction des conditions sur place lors du voyage, nous nous réservons le droit d'apporter des modifications mineures à l'itinéraire si cela est jugé nécessaire.
Capacités et habilités
Certaines expéditions et/ou options d'activités proposées lors de certains programmes que nous offrons requièrent une habilité, une endurance ou une connaissance technique particulière (plongée sous-marine, escalade, kayak, randonnée de haute montagne...) et il est de la responsabilité du voyageur de s'assurer qu'il a la santé, détient la forme physique et possède les connaissances requises pour participer à l'expédition. Nos coordonnateurs savent conseiller les voyageurs, mais il est du devoir du voyageur de bien se renseigner et de prendre connaissance de tous les documents explicatifs fournis avant l'inscription au voyage.
Assurances
Les personnes participants à nos circuits voyagent à leurs propres risques. Il est fortement recommandé au participant qu'il adhère à une police d'assurance voyage. Une police d'assurance-voyage devrait offrir une protection complète couvrant les risques suivants : annulation de voyage, interruption de séjour, vol et vandalisme, perte ou détérioration de bagages, assistance rapatriement, frais de recherche ou sauvetage, frais médicaux à l'étranger, frais d'ambulance et responsabilité civile à l'étranger. Pour obtenir un devis d'assurance / pour acheter une police d'assurance, cliquez ici ou contactez votre assureur.
NB : Une police d'assurance personnelle régulière (non dite "assurance-voyage") n'offre pas - normalement - ce type de couverture ; vérifiez auprès de votre assureur.
Photos et commentaires
Nos clients sont informés que nos guides et représentants peuvent prendre des photos d'eux et/ou les filmer et/ou recueillir leur témoignage en cours d'expédition. Nous nous réservons le droit d'utiliser ce matériel pour fin de marketing ou autre sans devoir demander l'autorisation du voyageur. Si vous vous opposez à cette pratique, vous devez nous en informer dès le début de l'expédition.
Tarifs et fluctuation des devises (taux de change) *
Si en cours d'année des modifications importantes sont apportées au taux de change ou aux prix des services auxquels nous avons recours pour nos expéditions, nos tarifs peuvent être ajustés en conséquence. Qui plus est, si le taux de change entre la devise de vente et le dollar US fluctue de plus de 5% entre le moment de la réservation / facturation et la date du voyage, le prix du voyage pourra être ajusté en conséquence, et ce jusqu'à 10 jours précédant le début voyage. Il est offert au voyageur d'éviter tout risque lié à la fluctuation des devises en payant son voyage directement en dollars américains au moment de la réservation.
Cette politique vise à donner à l'agence un moyen d'action en cas de perte majeure dans l'opération d'un voyage suite à la dévaluation de la devise (monnaie) employée lors de la vente. À ce jour, nous n'avons jamais eu recours à cette clause de nos conditions et les risques que nous y ayons recours sont très limités. Il n'est pas dans nos intentions (ni dans notre intérêt) de réserver de mauvaises surprises de dernière minute à nos voyageurs.
Une fois un voyage confirmé et facturé, son prix en est fixé et il n'est pas ouvert à la renégociation, à moins que AMERIK AVENTURE ne décide (éventualité très improbable) de l'ajuster suite à une dévaluation marquée de la devise employée à la vente. Dans une telle situation, le voyageur se voit également offrir la possibilité d'annuler son voyage sans frais ni pénalité et de recevoir un remboursement intégral des argents reçus (dans les 7 jours ouvrables).
Résidents du Québec
Les prix annoncés N'INCLUENT PAS les frais de participation au fond d'indemnisation des agents de voyage administré par l'OPC (3.50$ par tranche de 1000$ d'achat). Ce frais sera ajouté au moment de la facturation de votre voyage.
*** AVIS IMPORTANTS À L'ATTENTION DE TOUS LES VOYAGEURS ***
Amerik Aventure et ses employés, représentants, partenaires, fournisseurs et affiliés ne peuvent en aucun cas être tenus responsables des pertes encourues par un voyageur se voyant dans l'incapacité d'effectuer son voyage ou de recevoir une partie des services inclus dans son voyage, pour quelque raison que ce soit, incluant (mais sans limiter la généralité de ce qui précède) : maladie ; accident ; perte de documents ; défaut / incapacité d'obtenir les documents / visas nécessaires au voyage ; retard du pré-acheminement international ; grève ; climat et contexte socio-politique ; attentat ; tempête météorologique et climat défavorable ; tremblement de terre ou catastrophe naturelle. Pour se prémunir contre ces aléas et protéger son investissement, le voyageur doit souscrire à une assurance (dite "assurance-voyage") avant le début de son voyage.
Les taxes d'aéroport, les frais et formalités d'obtention de visas (ou documents connexes), les frais d'immigration et les frais de transit frontalier entre les états sont toujours à la charge du voyageur. Nos voyages et services n'incluent aucune prise en charge des éléments liés à l'entrée des voyageurs dans le(s) pays visité(s). Toute démarche ou formalité d'ordre consulaire, migratoire, douanière ou juridico-légale liée à l'entrée du voyageur dans le pays hôte (la destination) ou dans un pays de correspondance, doit être prise en charge par le voyageur. Amerik Aventure décline toute responsabilité liée à cet aspect du voyage.
Certaines politiques ou conditions spéciales peuvent s'ajouter lors de l'inscription / à la réservation.
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